CONTRATO DIGITAL

Os contratos eletrônicos repercutem não somente em maior agilidade na gestão de documentos, mas também no ganho de performance em todas as áreas de uma empresa, inclusive no setor comercial. Mas com vantagens tão indiscutíveis, por que muitos gestores ainda insistem em adiar a implementação da tramitação eletrônica de documentos de forma integral?

Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, boa parte dos contratos celebrados já é feita por meio digital. No Brasil, entretanto, o atraso de algumas organizações na migração para as plataformas digitais se dá, em geral, por puro desconhecimento. Especialmente com relação à validade jurídica da assinatura digital.

A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital

Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem o mesmo poder jurídico de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.

O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil, uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.

Destaque para o artigo 10, que dispõe claramente que os documentos eletrônicos de que tratam a Medida Provisória são considerados documentos públicos/particulares, para todos os fins legais, presumindo-se verdadeiros em relação aos seus signatários. Isso significa que, em uma eventual disputa, é incumbência do contestante provar que não é válida uma assinatura consumada por meio do Certificado Digital ICP-Brasil. Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.

Há ainda outros normativos que corroboram a autenticidade da assinatura por meio de plataformas digitais. É o caso da Lei nº 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, cujas assinaturas eletrônicas e digitais possuem validade para todos os fins jurídicos e legais.

Otimização do processo de envio e recebimento

Além do custo de armazenamento e do risco de extravio, o tempo perdido com esses processos internos “analógicos” é altíssimo.

O tempo perdido na consolidação de contratos físicos é absurdo para um mundo corporativo em que quase tudo é feito em tempo real. O jurídico imprime a minuta e a leva para a gerência. Lá, o documento fica parado durante dias (afogado em pilhas de outros papéis), até que o gestor o encontre e perceba que já deveria ter feito sua análise e liberado o termo para que o jurídico imprima as vias definitivas.

Análise feita e aval concedido, as vias são finalmente impressas. O contrato retorna à mesa do gestor, ficando parado ali mais alguns dias até que ele coloque sua assinatura. As vias são levadas ao cliente e demoram mais uma semana para retornar. Em seguida, a missão é levar tudo para o cartório, a fim de reconhecer as firmas (não é surpreendente que cada parte tenha firma aberta em um cartório diferente, atrasando ainda mais o processo).

Por fim, mais custos e tempo perdido com terceirizados para deslocamento, que deverá levar todos os contratos assinados e registrados para os clientes e também para o escritório.

Quanto tempo a empresa e o escritório contábil perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados?

Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável. O gestor faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada, assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros interessados deverão aportar suas assinaturas.

É disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura.

Prontinho! Sem perda de tempo, sem riscos de extravio e sem a necessidade de juntar pessoas de locais diferentes. Hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos de trabalho com o auxílio do Certificado Digital.

A segurança do contrato digital

A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que ostodas as informações são criptografadas, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.

O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).

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